Administrativní styl je jedním z mála funkčních stylů, který je skutečně užitečné ovládat. Do styku s ním přijde každý z nás, aniž bychom museli studovat obchodní akademii či podobnou školu, jež vychovává odborníky v administrativě. Jaké jsou nejdůležitější znaky a funkce tohoto stylu?
Mezi hlavní funkce administrativního stylu patří funkce operativní a regulativní. Texty patřící k tomu okruhu mají za úkol sdělovat, nařizovat, spravovat, usměrňovat a regulovat. Není to nic složitého, stačí si představit například vyhlášku zakazující venčení psa bez vodítka na určitých místech. Taková vyhláška tak de facto řídí, upravuje, usměrňuje a reguluje pohyb psa na určitém území, a tím tedy splňuje ony zmíněné funkce.
Dodržujte obsahových i formálních norem
Administrativní styl lpí na dodržování obsahových i formálních norem. Autoři textů v administrativním stylu tedy mají poměrně malou možnost volby žánru a jazykových prostředků, protože vzory a formy těchto textů jsou předem dané a je nutné je dodržovat.
Při formální komunikaci se zákazníkem nelze použít výrazy typické pro prostěsdělovací funkční styl. Místo nich je nutné použít standardizované formulace typu: „Sdělte mi, prosím, termín a místo schůzky, které Vám nejlépe vyhovuje.“
Autorský přínos není nutný
K rysům administrativního stylu patří i to, že autor textů poněkud ustupuje do pozadí. V úředním dopise není žádoucí prosazovat svou autorskou osobnost. Podobné je to i s adresátem, jenž je také často neosobní. Adresátem je mnohdy instituce (podnik, úřad a tak podobně) či větší skupina lidí (například informativní dopis z banky o změně obchodních podmínek určený všem klientům).
Vyjadřujte se stručně a jasně
Požadavek na rychlost, stručnost, standardizovanost a tedy celkovou ekonomičnost vyjádření v administrativním stylu je dalším charakteristickým znakem. Určité prvky originality pronikající do administrativního stylu najdeme pouze v pozvánkách, motivačních dopisech či životopisech.
Texty spadající do administrativního stylu mají převážně písemnou podobu. Z ústních forem bychom sem mohli zařadit snad jen ústní hlášení, ale jedná se o okrajové útvary.
Věcná správnost, výstižnost a objektivita
Důraz je kladen na věcnou správnost, výstižnost a objektivitu. Důležité je, aby byl možný pouze jeden výklad, neboť do administrativního stylu patří i útvary jako rozsudek nebo smluvní dokumentace uzavřená mezi bankou a klientem. Není žádoucí, aby si banka a klient odlišně vyložili, kdy dojde ke splacení úvěru.
Nezbytností je spisovná čeština užívající neutrální tvary slovní zásoby. Jakékoli odchylky od spisovnosti zde nemají co dělat. Nejsou projevem originality, ale pisatelovi neznalosti.
Pro administrativní styl jsou, stejně jako pro styl odborný, typické odborné termíny jako například faktura, splátka, urgence, likvidace, platební výměr a tak podobně.
Slohové útvary administrativního stylu:
Mezi typické slohové útvary administrativního stylu patří úřední dopis, úřední zpráva a oznámení, pozvánky, žádosti, stížnosti, zákony, vyhlášky, pozvánky, zápisy z porad či protokoly a mnohé další.
